StatENS · Spesen und Stundenzettel
Vom Kontoauszug zur Spesenabrechnung
StatENS liest Ihre Kontoauszüge, lässt jede Person jede Buchung einer Reise und einer Kostenart zuordnen – im Kalender oder in der Liste – und erstellt die Spesenabrechnung für die Buchhaltung in Excel und PDF. Alles läuft im Browser auf einem einzigen Rechner oder auf Ihrem eigenen Server für ein Team.
Eingang
- CAMT.053-Kontoauszüge
- Vivid-CSV-Exporte
- Bargeld und Belegfotos
- Reise- und Arbeitszeiten
StatENS
- Kalender und Liste
- Kostenarten und Regeln
- Belege lesen
- Stundenzettel
Ausgabe
- Excel-Mappe
- PDF mit den Belegen
- Stundenzettel mit Unterschriften
- Backup als eine JSON-Datei
So funktioniert es
Importieren, zuordnen, übergeben
Drei Schritte von der Datei der Bank zur Datei für die Buchhaltung.
Kontoauszug importieren
Ziehen Sie einen oder mehrere CAMT.053-Auszüge (ISO-20022-XML) oder einen Vivid-CSV-Export hinein. Bereits importierte Buchungen werden erkannt, überlappende Zeiträume sind also kein Problem. Aus dem Buchungstext der Bank werden Händler, Stadt und Land: „WEIXIN*Didi Chuxing“ erscheint als Didi Chuxing, bezahlt mit WeChat Pay.
Jede Buchung zuordnen
Im Kalender oder in der Liste erhält jede Buchung eine Kostenart oder wird als privat oder ignoriert markiert; mit Tastenkürzeln und Mehrfachauswahl ist ein Monat schnell erledigt. Eine Buchung wird grün, sobald sie in der Abrechnung steht, und grau, wenn nicht – am Ende ist nichts mehr offen.
Abrechnung übergeben
Exportieren Sie die Reise als Excel, als PDF oder beides: eine Mappe mit Einzelposten und Zusammenfassung, ein nach Tagen gegliedertes PDF mit den Belegen am Ende und einen Dateinamen nach Ihrem Muster.
Was es kann
Jede Buchung an ihrem Platz
Liest die Datei der Bank
CAMT.053 (ISO 20022) und Vivid-CSV. Händler, Stadt, Land und Zahlungsdienst – WeChat Pay, Alipay, DiDi, PayPal, SumUp – werden aus dem Buchungstext gelesen, und jeder Betrag behält seine Originalwährung neben dem belasteten Betrag.
Zwei Ansichten desselben Monats
Kalender und Liste, jeweils mit Reitern für Offenes, Spesen, Sonstiges und alles zusammen. Auf dem Smartphone zeigt der Kalender die Ausgaben als farbige Balken, und die Liste wird zu Karten.
Regeln, die für Sie zuordnen
„Wenn dies, dann dorthin“: Regeln greifen bei jeder neu importierten Buchung und überschreiben nie eine bereits getroffene Entscheidung. Einen einmal zugeordneten Händler schlägt StatENS beim nächsten Mal mit derselben Kostenart vor – Sie übernehmen oder ignorieren den Vorschlag.
Bargeld und Belege
Ausgaben, die die Bank nie gesehen hat – Bargeld, Quittungen, anderswo Bezahltes –, werden von Hand erfasst, mit Fotos, und genauso behandelt wie importierte. Auf dem Smartphone wird der Beleg direkt mit der Kamera fotografiert.
Belege gelesen, nie blind übernommen
Der Administrator legt fest, wer ein Belegfoto liest: niemand, das Gerät selbst – das Foto verlässt das Smartphone nicht – oder ein auf dem Server eingerichteter KI-Dienst: Claude, OpenAI, Gemini oder ein Modell auf Ihrem eigenen Rechner. Das Gelesene ist nur ein Vorschlag: Gespeichert wird erst, wenn die Person bestätigt.
Stundenzettel für den Außeneinsatz
Reise, Arbeit und Bereitschaft mit einem Tippen erfassen und lückenlos wechseln; Intervalle überschneiden sich nie und lassen sich alle korrigieren. Jeder Tag hat seine Mahlzeiten, einen Tagesbericht und auf Wunsch die Unterschrift des Kunden auf dem Bildschirm.
Die Datei, die die Buchhaltung erwartet
Eine Excel-Mappe mit Einzelposten und Zusammenfassung nach Kostenart und ein nach Tagen gegliedertes PDF mit den Belegen am Ende; der Stundenzettel kommt als eigenes Blatt und als Seiten mit den Unterschriften hinzu. Exportvorlagen bestimmen, welche Spalten die Buchhaltung erhält und wie die Datei heißt.
Exakte Summen in jeder Währung
Beträge werden in der kleinsten Einheit ihrer Währung gespeichert – Cent beim Euro, ganze Yen, Tausendstel beim Dinar –, damit jede Summe exakt aufgeht.
Kostenarten nach Maß
Fertige Kostenarten – Unterkunft, Verpflegung, Nahverkehr, Kraftstoff und weitere –, die Sie in jeder Sprache umbenennen, umfärben, ausblenden oder ergänzen können. Die Oberfläche spricht Italienisch und Englisch, hell oder dunkel.
Ein Programm, zwei Formen
Auf einem Rechner oder für das ganze Team
Dieselbe ausführbare Datei entscheidet beim Start: Ohne Datenbank ist sie ein persönliches Werkzeug, mit Datenbank der Server des Teams.
Für sich allein
Alles bleibt im Browser auf Ihrem Rechner: kein Konto, kein Netzwerk, keine Telemetrie. Eine ausführbare Datei ohne Installation – sie startet sogar von einem USB-Stick.
Im Team
Mit einer PostgreSQL-Datenbank gestartet, wird dasselbe Programm zum Server mit Benutzerkonten, die ein Administrator anlegt. Jede Person sieht nur ihre eigenen Ausgaben, Teamleiter auch die der ihnen zugewiesenen Personen, und die Kostenarten gelten für alle, damit die Abrechnungen vergleichbar bleiben.
Lesbare Backups
Das persönliche Backup ist eine einzige JSON-Datei samt Belegen, die beim Zusammenführen bei jedem Konflikt nachfragt. Der Server sichert sich jeden Tag selbst und behält die letzten vierzehn Backups.
Auch ein Assistent kann es nutzen
Auf einem Server spricht StatENS das Model Context Protocol (MCP): Ein Assistent kann Ausgaben lesen und zuordnen, einen Kontoauszug importieren und die Datei für die Buchhaltung erstellen – mit den Rechten des Kontos, mit dem er sich anmeldet, und nicht mehr.
Die Oberfläche von StatENS gibt es auf Italienisch und Englisch.
Erste Schritte
Eine Datei oder ein Befehl
Auf einem Rechner starten Sie die ausführbare Datei, und die App öffnet sich im Browser. Für ein Team startet ein einziger Docker-Compose-Befehl den Server samt seiner PostgreSQL-Datenbank.
- Eingang: CAMT.053 (ISO 20022) · Vivid-CSV
- Ausgabe: XLSX · PDF · JSON-Backup
- Oberfläche: Italienisch · Englisch · hell und dunkel
- Team: PostgreSQL 16 oder neuer · Docker Compose
Reisen Ihre Mitarbeitenden beruflich?
Erzählen Sie uns, wie Spesen heute abgerechnet werden und was Ihre Buchhaltung erhalten muss. Wir zeigen Ihnen StatENS bei der Arbeit – und was nötig wäre, um es in Ihrem Unternehmen einzusetzen.